Μπαίνοντας στο πρόγραμμα Union Easy, διαλέγοντας στο μενού ‘Union Ηelp’ θα μπείτε στην ιστοσελίδα της Union όπου παρέχονται εκπαιδευτικά βίντεο και ερωτοαπαντήσεις για όλα τα προγράμματα. Συγκεκριμένα στο ‘Easy Ergani II’ θα βρείτε βίντεο παρουσίασης αλλά και ενότητες οι οποίες περιλαμβάνουν συχνές ερωτήσεις απαντήσεις.

Μπορείτε να βρείτε το βίντεο και στο παρακάτω link: https://youtu.be/jv22MjI1of8

Μπαίνοντας στο πρόγραμμα Union Easy, μεταβείτε στο μενού Οδηγίες Χρήσης -> Εγχειρίδιο. Εδώ μπορείτε να βρείτε γραπτό εγχειρίδιο για την χρήση της εφαρμογής.

Μπαίνοντας στην εφαρμογή, κάτω από το λογότυπο Union Easy πάνω αριστερά υπάρχει το σύμβολο της οθόνης.

Διαλέγετε αυτό και έπειτα την Επιλογή Παραρτήματος. Εκεί θα ξαναδιαλέξετε το σωστό παράρτημα.

Προσοχή!! Η αλλαγή παραρτήματος μπορεί να πραγματοποιηθεί  μόνο εφόσον δεν έχουν πέραστει δεδομένα στο πρόγραμμα για το αρχικό παράρτημα (πχ ψηφιακό ωράριο, ιστορικό card scanner) .

Δημιουργώντας τον χρήστη σας στην ιστοσελίδα Union.gr στο μενού ‘εγγραφή’ λαμβάνετε αυτόματοποιημένο email από τη Union το οποίο αναγράφει τους κωδικούς που δηλώσατε (username & password) . Επομένως μπορείτε να ανατρέξετε στο email σας και να βρείτε τα στοιχεία αυτά.  Σε περίπτωση που έχετε διαγράψει το email, αν θυμάστε το username και όχι το password τότε στο σημείο εισόδου της εφαρμογής (UnionEasy.gr) επιλέγετε την ‘Επαναφορά Κωδικού’ – συμπληρώνετε το username σας και λαμβάνετε email με οδηγίες για την αλλαγή κωδικού.

Σε κάθε άλλη περίπτωση επικοινωνείτε με την εταιρεία.

Προσοχή!! Πατώντας επαναφορά κωδικού η διαδικασία αυτή παραμένει ενεργή για 30 λεπτά. Αν πατήσετε δεύτερη φορά επαναφορά κωδικού εντός 30 λεπτών θα σας βγάλει μήνυμα ‘’unauthorized access’’. Θα πρέπει να επαναλάβετε ξανά την επαναφορά κωδικού μετά την πάροδο των 30 λεπτών.

Στο πρόγραμμα υπάρχουν 3 ρόλοι.

·         Εργοδότης. Ως εργοδότης χαρακτηρίζεται ο κύριος χρήστης/ διαχειριστής του προγράμματος ο οποίος μπορεί να βλέπει και να επεξεργάζεται όλα τα μενού. Για παράδειγμα ο διαχειριστής μπορεί να δημιουργήσει- τροποποιήσει δευτερεύοντες χρήστες (να ορίσει τις άδειες που θα έχουν) και είναι ο μόνος που βλέπει το εικονίδιο για τη σύνδεση στο internet.

Υπάρχει όμως και η δυνατότητα να δημιουργηθεί δεύτερος χρήστης με ρόλο  Έργοδότη’ ο οποίος δεν θα έχει ρόλο διαχειριστή αλλά θα έχει πρόσβαση μόνο σε όσα μενού δώσουμε πρόσβαση στις άδειες.

·         Κάρτα εργασίας ο οποίος χρησιμεύει στην απλούστευση της διαδικασίας σκαναρίσματος καθώς και στον περιορισμό των δεδομένων που θα έχουν πρόσβαση οι εργαζόμενοι κατά τη διαδικασία αυτή. Δημιουργώντας χρήστη με ρόλο ‘Κάρτα Εργασίας’, στη συσκευή που θα γίνεται το σκανάρισμα, δεν θα υπάρχει πρόσβαση σε κανένα άλλο μενού πέραν του ‘Card Scanner’ το οποίο ανοίγει αυτόματα με τη σύνδεση στον χρήστη αυτό.

·         Εργαζόμενος. Το πρόγραμμα πέρα από τον εργοδότη μπορεί να το χρησιμοποιήσει και ο εργαζόμενος της επιχείρησης. Με ένα μόνο ζευγάρι κωδικών μπορούν να μπουν όλοι οι εργαζόμενοι ώστε να καταχωρήσουν το ΑΦΜ τους και να παραχθεί έτσι το qr code τους. Επίσης αναλόγως το πακέτο του εργοδότη (mini – advanced) μπορούν να βλέπουν ιστορικό στα δικά τους χτυπήματα καθώς και το πρόγραμμα εργασίας που τους έχει κατάχωρησει ο εργοδότης.

!!Ο εργοδότης είναι ο μόνος υποχρεωτικός χρήστης για την ορθή λειτουργία του προγράμματος. Οι υπόλοιποι είναι προεραιτικοί.

Δείτε αναλυτικότερα τη Διαχείρηση Χρηστών εδώ

Έπειτα από επικοινωνία με το τμήμα των πωλήσεων σχετικά με το πλήθος των παραρτημάτων που διαθέτετε, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι κάθε εγγραφή που κάνετε στην ιστοσελίδα Union.gr αντιστοιχεί σε έναν μόνο κύριο χρήστη – σε ένα μόνο παράρτημα. Αν υπάρχουν και άλλα υποκαταστήματα θα πρέπει να κάνετε τόσες  εγγραφές όσες και τα υποκαταστήματα σας.

Αν για παράδειγμα η επιχείρησή σας έχει κεντρικό και 2 υποκαταστήματα (3 στο σύνολο) θα πρέπει να κάνετε 3 φορές εγγραφή στο Union.gr και θα δημιουργήσετε 3 διαφορετικά username, ένα για το κάθε παράρτημα.

Κάνετε τα βήματα της ενεργόποίησης ξεχωριστά για το κάθε παράρτημα και στην επιλογή παραρτήματος θα διαλέξετε ποιό παράρτημα θα παρακολουθείτε  με τον συγκεκριμένο χρήστη.

Ένας δεύτερος τρόπος πέρα από την 'Επαναφορά Κωδικού' είναι η αλλαγή μέσα από το πρόγραμμα, μπαίνοντας στην εφαρμογή με τους ήδη υπάρχοντες κωδικούς. Μετάβειτε  στο  μενού Διαχείρηση > Χρήστες.

Επιλέγετε το εικονίδιο με το μολύβι. Στο πεδίο συνθηματικό για λόγους ασφαλείας δεν φαίνεται ο τρέχων κωδικός του κύριου χρήστη αλλά σε αυτό το πεδίο μπορείτε  να συμπληρώσετε  ένα νέο  κωδικό. Απόθηκευοντας έχει αλλάξει αυτόματα ο κωδικός.

(τα παρακάτω βήματα ισχύουν για αλλαγή κωδικού σε οποίονδηποτε χρήστη εργοδότη, εργαζόμενο, κάρτα εργασίας.)