Σε περίπτωση που θέλετε να συνδεθείτε στην εφαρμογή UnionEasy που χρησιμοποιεί ο εργοδότης πηγαίνετε στο μενού Βοηθητικά -> Union Easy Ergani II -> Μετάβαση στο Union Easy.

Διαλέγετε παράρτημα και επιλέγετε μετάβαση. Αυτόματα θα ανοίξει νέα σελίδα η οποία θα σας συνδέσει μέσα στο UnionEasy. (Δεν απαιτούνται κωδικοί εισόδου, αρκεί να έχετε κατάχωρημένα τα κλειδιά)

Αν η επιχείρηση σας ή ένας πελάτης σας (σε περίπτωση λογιστικού γραφείου) έχει το UnionEasy Εργάνη ΙΙ μπορείτε να συνδέσετε την εταιρία που έχετε στο πρόγραμμα μισθοδοσίας με την άλλη εφαρμογή.

Το UnionEasy Εργάνη ΙΙ είναι ένα πρόγραμμα για την διαχείριση του προσωπικού όσον αφορά την ψηφιακή οργάνωση χρόνου και την ψηφιακή κάρτα εργασίας που οφείλουν να τηρούν οι επιχειρήσεις.

Αρχικά θα πρέπει να ενημερώσετε τον κύριο χρήστη της εφαρμογής UnionEasy Εργάνη ΙΙ να σας προμηθεύσει τα κλειδιά που μπορεί να παράξει μέσα από το πρόγραμμά του. (Δείτε οδηγίες για την δημιουργία των κλειδιών απο την εφαρμογή union easy εδώ )

Στη συνέχεια αναλόγως τα παραρτήματα που έχει κάθε εταιρία θα πρέπει να συμπληρώσετε τα κλειδιά στο πρόγραμμα μισθοδοσίας. 

Για το κεντρικό παράρτημα θα πρέπει να επιλέξετε Βοηθητικά > Εργασίες Παραμέτρων > Στοιχεία εταιρίας και στη σελίδα 4 θα πρέπει να συμπληρώσετε στα πεδία Username και password που αναφέρονται στο UnionEasy. Αντίστοιχα για άλλα υποκαταστήματα θα πρέπει να συμπληρώσετε τα αντίστοιχα κλειδιά στο μενού Αρχεία > Βοηθητικό αρχείο > Παραρτήματα ΕΦΚΑ στη σελίδα 2 στα πεδία για σύνδεση με UnionEasy. 

Με τον τρόπο αυτό μπορούν να επικοινωνούν αμφίδρομα οι 2 εφαρμογές. 

!Τα κλειδιά είναι διαφορετικά για το κάθε υποκατάστημα!

Από το πρόγραμμα μισθοδοσίας μπορείτε μετέπειτα να ενημερώσετε την εφαρμογή του εργοδότη ως προς τα βασικά στοιχεία των εργαζομένων και των συμβάσεων τους (βλ. Ενημέρωση Προσωπικού) καθώς και το ψηφιακό ωράριο τους (βλ. Μαζική Ενημέρωση Ωραρίων). 

Από το UnionEasy Εργάνη ΙΙ μπορείτε να λάβετε στην μισθοδοσία το ψηφιακό ωράριο που έχει δηλώσει ο εργοδότης καθώς και τις άδειες που πρέπει να αποστέλλονται κάθε μήνα. Επίσης αναλόγως την έκδοση της εφαρμογής που έχει επιλέξει ο εργοδότης στο UnionEasy μπορείτε στην μισθοδοσία να λαμβάνετε τα δεδομένα από την ψηφιακή κάρτα κατα την προσέλευση και αποχώρηση των εργαζομένων.

Αν ο χρήστης στο Union Easy έχει πέρασει τις άδειες τότε για να τις αντλήσετε  πηγαίνετε στο μενού Εκτυπώσεις -> Έντυπα Εργάνη ΙΙ -> Άδειες

Επιλέγετε  μήνα και παράρτημα και διαλέγετε ‘Λήψη από Union Easy Ergani II’  - οι άδειες θα συμπληρωθούν αυτόματα.

Προτείνουμε να κάνετε πάντα έλεγχο στα δεδομένα (γιατί ο εργοδότης μπορεί να έχει κάνει λάθη αν δεν γνωρίζει) και έπειτα μπορείτε να κάνετε την υποβολή των αδειών.

Καταχωρώντας τις άδειες στο πρόγραμμα μισθοδοσίας, μπορείτε επίσης  στην κίνηση μισθοδοσίας του εκαστότε μήνα να ενημερώσετε αυτόματα τις άδειες πατώντας το κουμπί ‘Ενημέρωση Αδειών F4’  

Πέρα από το ενδεχόμενο να φτιάχνετε το ψηφιακό ωράριο από τη μισθοδοσία και να το ενημερώνετε στο UnionEasy, γίνεται και το αντίστροφο. Δηλ. να φτιάχνει ο εργοδότης  ψηφιακό ωράριο από το Easy και να το αντλείτε εσείς  για έλεγχο αρχικά αλλά και για αποστολή στο Εργάνη (αν δεν το κάνει ήδη ο εργοδότης από το Union Easy)

Υπάρχουν 2 περιπτώσεις:

·         Αν έχετε λειτουργία βαρδιών  τότε θα αντλήσετε το πρόγραμμα από το μενού Βάρδιες -> Ανάθεση βαρδιών. Διαλέγετε τον μήνα και το παράρτημα και πατάτε ‘’Λήψη από Union Easy Ergani II’

Συμπληρώνεται αυτόματα όλο το ψηφιακό ωράριο που υπάρχει περασμένο στο Union Easy.

Η λήψη από το Union Easy φέρνει πρότυπες βάρδιες και όχι αυτες που χρησιμοποιούσατε ως τώρα. Δηλαδή:

Ε για εργασία (αν πάτε με το ποντίκι στην κάθε ημέρα, βλέπετε πάνω δεξιά τι ωράριο έχει δηλωθεί σε αυτή την ημέρα)

Τ για τηλεργασία (αν πάτε με το ποντίκι στην κάθε ημέρα, βλέπετε πάνω δεξιά τι ωράριο έχει δηλωθεί σε αυτή την ημέρα)

Ρ για ρεπό

Μ για μη εργασία

Μετέπειτα μπορείτε να στείλετε μεταβαλλόμενο ψηφιακό ωράριο κανονικά όπως κάνατε πάντα.

·         Αν δεν έχετε τη λειτουργία των βαρδιών και δουλεύετε με σταθερά ωράρια τότε θα αντλήσετε το πρόγραμμα από το μενού Εκτυπώσεις -> Έντυπα Εργάνη ΙΙ -> Ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας. Συμπληρώνετε ημερομηνία από και ημερομηνία έως, τα αντίστοιχα φίλτρα που θέλετε και επιλέγετε είδος ωραρίου 2. Μεταβαλλόμενο ανα ημέρα (το οποίο προϋποθέτει ο εργαζόμενος να έχει στην καρτέλα του στην απασχόληση  βάρδιες ‘Ν’). Τέλος πατάτε κάτω αριστερά ‘λήψη από Union Easy ergani  II’

Γίνεται η λήψη του προγράμματος όπου μπορείτε να το δείτε πατώντας Καταχώρηση -> Οθόνη  ή Εκτυπωτή κλπ  ή να το στείλετε στο Εργάνη  πατώντας απόστολη.

Αν υποβάλλετε το ψηφιακό ωράριο στο Εργάνη μέσα από τη Μισθοδοσία, μπορείτε να το ενημερώσετε και στο Union Easy μαζικά. 

Για να προχωρήσετε στην παρακάτω διαδικασία θα πρέπει να έχετε κάνει την ενημέρωση των κλειδιών. Σε περίπτωση που δεν έχετε καταχωρίσει τα κλειδιά του union easy στο πρόγραμμα μισθοδοσίας Union  παρακαλούμε δείτε τα βήματα εδώ.

Προσοχή!! Η μαζική ενημέρωση ωραρίων ενημερώνει μόνο το Union Easy, όχι και το Εργάνη! Αρα υποβάλλετε κανονικά πρόγραμμα στο Εργάνη όπως πάντα και μετέπειτα το ενημερώνετε και στο union easy.

 Μετάβειτε στο μενού Βοηθητικά -> Union Easy Ergani II -> Μαζική ενημέρωση ωραρίων

Μαζική ενημέρωση ωραρίων

Υπάρχουν 2 τύποι ωραρίων, το σταθερό και το μεταβαλλόμενο από βάρδιες.

·         Αν οι εργαζόμενοι έχουν σταθερό ωράριο:

Συμπληρώνετε την ημερομηνία από (από πότε θέλετε να ενημερωθεί το πρόγραμμα)

Η ημερομηνία έως δεν έχει σημασία στο σταθερό ωράριο. Το αφήνετε συμπληρωμένο όμως δεν το λαμβάνει υπόψιν. Θα συμπληρώσει το πρόγραμμα από την ημερομηνία που θα διαλέξετε και θα παραμείνει συμπληρωμένο στο Union Easy στο διηνεκές. Δεν χρειάζεται να κάνετε καπόια ενημέρωση μελλοντικά ξανά, εκτός αν υπάρξει αλλαγή.

Επιλέγετε  παράρτημα  και μετά είδος ωραρίου  σταθερό.

!! Πριν την αποστολή πάντα πατάτε 'Εφαρμογή Φίλτρων' ώστε να ενημερωθούν ολα τα φίλτρα που συμπληρώσατε.

Με την εφαρμογή φίλτρων φέρνει από κάτω όλους τους εργαζόμενους που ανταποκρίνονται σε αυτά, και δεξιά από τον καθένα, κλικάροντας στο ‘σταθερό’ μπορείτε να ελέγξετε τα ωράρια που έχουν συμπληρωμένα στην καρτέλα τους.

Τέλος πατάτε Αποστολή και συμπληρώνεται αυτόματα το ψηφιακό ωράριο στο Union Easy.

(αν βγάζει Ανεπιτυχής αποστολή ελέγχουμε ότι υπάρχουν περασμένα ωράρια μέσα στο Αρχείο -> Εργαζομένων -> Μετάβολη -> Μισθοδοσία -> Πλήρες Ωράριο Ν/Ο )

·         Αν έχουν μεταβαλλόμενο από βάρδιες

Συμπληρώνετε ημερομηνία από αλλά και  ημερομηνία έως (δηλ. για ποιό διάστημα συγκεκριμένα θέλετε να γίνει ενημέρωση)

Επιλέγετε παράρτημα και είδος ωραρίου βάρδιες.

Πατάτε εφαρμογή φίλτρων, φέρνει από κάτω όλους τους εργαζόμενους που ανταποκρίνονται σε αυτά, και δεξιά από τον καθένα, κλικάροντας στο ‘βάρδιες’ μπορείτε να ελέγξετε τα ωράρια που έχουν περασμένα στις Βάρδιες -> Ανάθεση βαρδιών.

(Αν βγάζει ανεπιτυχής αποστολή ελέγχετε αν έχουν συμπληρωμένες βάρδιες στην ανάθεση και ότι κάθε βάρδια που χρησιμοποιείτε έχει δηλωμένο ‘τύπο’ στο αρχείο βαρδιών (πχ εργασία/ανάπαυση κλπ))

Τέλος πατάτε αποστολή και συμπληρώνεται αυτόματα το ψηφιακό ωράριο στο Union Easy.

Αφού γίνει καταχώρηση των κλειδιών στο πρόγραμμα της Μισθοδοσίας χρειάζεται να γίνει Ενημέρωση Προσωπικού ώστε να συμπληρωθεί σωστά το αρχείο εργαζομένων στην εφαρμογή Union Easy με όλα τα απαραίτητα πεδία (πχ ώρες ανα εβδομάδα, ευέλικτη προσέλευση, διάλειμμα κλπ).

Μεταβείτε στο μενου Βοηθητικά -> Union Easy Ergani II -> Ενημέρωση Προσωπικού. Διαλέγετε το παράρτημα (π.χ. κεντρικό ) και πατώντας Αποστολή γίνεται η ενημέρωση. 

Αν υπάρχουν και υποκαταστήματα, θα κάνετε ξανά τη διαδικασία ώστε να γίνει η ενημέρωση σε κάθε παράρτημα ξεχωριστά. 

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι ο χρήστης της εφαρμογής Union Easy δεν μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο εργαζομένων οπότε στις 2 παρακάτω περιπτώσεις θα χρειαστεί να ξανακάνετε  ενημέρωση από τη μισθοδοσία.

·         Σε περίπτωση νέας πρόσλήψης: ο χρήστης του Union Easy κάνει ανάκτηση από Εργάνη και ενημερώνεται ο νέος εργαζόμενος στο αρχείο. Όμως εμφανίζονται  γι’ αυτόν μόνο τα πληροφοριακά στοιχεία του (ονοματεπώνυμο και ΑΦΜ). Για να γίνει η συμπλήρωση όλων των απαραίτητων στοιχείων του (ευέλικτη προσέλευση, διάλειμμα κλπ)  θα κάνετε ξανά
Ενημέρωση Προσωπικού επιλέγοντας μόνο τον συγκεκριμένο εργαζόμενο.

·         Σε περίπτωση καπόιας αλλαγής στη σύμβαση: αν για καπόιον εργαζόμενο αλλάξουν οι ώρες/μέρες εργασίας ανα εβδομάδα, η ευέλικτη προσέλευση ή το διάλειμμα τότε κάνετε ξανά ενημέρωση γι’ αυτόν τον εργαζόμενο (αφού έχετε υποβάλλει στο Εργάνη και τα κατάλληλα έντυπα)